Project Management Tools

Alla scoperta di tutti i tool necessari per gestire il lavoro, i progetti ed allineare i team. Come fare davvero smart working applicando le tecniche di project management.

L'importanza di scegliere i giusti tool per gestire i progetti

Lo smart working ed il remote working hanno reso obsoleta la vecchia organizzazione del lavoro d'ufficio. Le aziende ed i team hanno sempre più bisogno di sorpassare le organizzazioni in silos di lavoro, aumentare la comunicazione e assicurarsi che nel flusso informativo nulla vada perso. Ecco perché si sta rendendo per tutte le aziende necessaria l'adozione di software per la gestione di progetti, team e dei processi di lavoro.

Gli strumenti di project management non sono solo un lusso per le grandi aziende. Sono una necessità anche per le piccole imprese e possono rivelarsi infinitamente utili anche per il singolo freelance per gestire i l'andamento dei progetti e rendere visuale l'organizzazione.

Gli strumenti di gestione dei progetti ti consentono infatti di tenere facilmente traccia dei tuoi progetti e attività, indipendentemente da quante persone sono coinvolte o da dove si trovano. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e nessuno venga escluso dal ciclo. Diminuiscono inoltre molti problemi di comunicazione che possono portare a ritardi e ad un aumento del rischio di errori.

Oltre a questi vantaggi, ci sono molti altri modi in cui gli strumenti di gestione dei progetti possono migliorare la produttività e l'efficienza in azienda, come la delega delle attività, il monitoraggio del tempo, il reporting delle metriche sui progetti e altro ancora.

I 10 migliori digital tools per il project management

Vediamo ora i 10 migliori digital tools per il project management. Ognuno di questi è stato scelto perché rappresenta un approccio diverso a come si può organizzare la gestione di un progetto e le attività che ne derivano.

Microsoft Visio

Il Software di Project Management che è stato più usato nel settore corporate negli ultimi 20 anni è stato Microsoft Visio, una soluzione molto professionale, molto usata dai Project Manager, specialmente per delineare i processi tramite grafici e agganciarvi i dati, tuttavia il costo di questa soluzione è sempre stato importante specie in caso di progetti condivisi con molti utenti. Negli ultimi anni però soluzioni molto più economiche, interconnesse e duttili sono apparse nel mercato e nonostante l'ultimo aggiornamento Microsoft ha perso importanti quote di mercato con questo software. Consigliato solamente se usate l'ERP di Microsoft.

Trello

Trello è indubbiamente uno dei miei preferiti tra i tool di project management: gratuito, con un sacco di funzionalità e integrazioni, ottimo da usare per i team. Al centro del suo funzionamento vi sono le Kanban Board per suddividere le attività (le schede) in più colonne a seconda dell'esigenza, è uno strumento altamente integrabile con un sacco di tool da Slack a Google Drive ai vari Form e permette di creare anche automatismi per la gestione delle schede. Il funzionamento di Trello è talmente semplice e intuitivo che si adatta sia ad un uno personale che professionale, tuttavia permette con un po' approfondimento permette usi molto più complessi e sfaccettati. E' indubbiamente il fiore all'occhiello della Suite Atlassian.

Jira

Jira è un software per la gestione dei progetti e il monitoraggio dei problemi del gruppo Atlassian, lo stesso di Trello. Aiuta i team a tenere traccia e gestire il proprio lavoro su un progetto. Jira è uno strumento popolare perché combina il meglio di entrambi i mondi: facile da usare e potenti funzionalità. Questo strumento può essere utilizzato sia da individui che da organizzazioni per vari scopi: dalla gestione di attività personali alla gestione di progetti con team di sviluppatori, designer, product manager, ecc. E' più complesso rispetto a Trello ma anche completo di una serie di funzioni aggiuntive che lo vanno a posizionare come il tool preferito per chi adotta metodologie di lavoro agile/scrum.

Asana

Asana è un'app di gestione delle attività che aiuta le persone e i team a lavorare insieme in modo più efficiente. Ha un'interfaccia pulita con molte funzionalità per la collaborazione, come chat, attività, progetti, calendari e condivisione di file. Il software è stato progettato per l'efficienza mantenendo l'interfaccia semplice e intuitiva. Asana è il principale concorrente della suite Atlassian, infatti unisce la gestione in board tipica di Trello alle funzioni di Jira e si posiziona come una delle migliori alternative.

Monday.com

Monday è uno strumento di gestione dei progetti che ti aiuta a gestire i tuoi progetti e le tue attività, collaborare con i membri del tuo team e fare di più in meno tempo. Ha tutte le caratteristiche di un moderno sistema di gestione delle attività: elenchi di attività, scadenze, notifiche, strumenti di collaborazione come chat e videochiamate ecc. Ha anche un calendario integrato con eventi da varie fonti come Gmail o Outlook. Monday.com è lo strumento perfetto per i piccoli team che vogliono fare di più in meno tempo e risulta ottimo per dividere i compiti all'interno del team.

Una alternativa a Monday.com potrebbero essere Wrike, molto completo e usato da aziende corporate oppure se il tuo budget si avvicina più a quello di una startup puoi provare Easynote (che qui trovate in offertissima lifetime 🤑).

Clickup

Clickup è un software di gestione dei progetti online per le piccole imprese. Consente agli utenti di creare progetti, invitare membri del team, assegnare compiti, tenere traccia dei progressi e comunicare. È uno strumento utilizzato dai proprietari di piccole imprese per gestire i propri progetti e attività. Ha funzionalità come la gestione delle attività con l'aiuto di traguardi e scadenze, bacheche per la comunicazione tra i membri del team, sistema di chat per scambi rapidi di idee, ecc. Con Clickup è possibile vedere se alcuni utenti sono sovraccarichi di compiti oppure in ritardo nel processo ed intervenire, funzione molto utile.

Agiled

Agiled è molto di più di un tool per solo il project management, infatti permette di gestire tutte le attività online di una azienda.

E' infatti una piattaforma di gestione aziendale all-in-one progettata per aiutarti a gestire dipendenti, progetti, attività, tenere traccia del tuo tempo, creare contratti professionali, tenere traccia delle spese e inviare preventivi e fatture professionali che ti fanno pagare più velocemente. Sono presenti funzioni come il CRM e l'automazione dei flussi di lavoro. E' un applicativo nuovo ed è in continua fase di sviluppo con un supporto molto veloce e reattivo.

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Airtable

Airtable è una via di mezzo tra Excel ed i tool che abbiamo visto fin'ora, l'idea alla base di questo software è che tutto possa essere riassunto in formato tabellare.

Airtable è praticamente un database relazionale adatto a tutti, moderno e semplice da utilizzare, caratterizzato da un'interfaccia molto intuitiva, simile a quella di un foglio di calcolo, che offre la possibilità di collaborare in tempo reale e funzionalità avanzate l'inserimento di allegati e la creazione di report è uno strumento utile anche per gestire piani e calendari editoriali e altre attività di digital marketing ma non solo.

Fusio

Con Fusio crea il tuo spazio di lavoro con potenti report personalizzati, flussi di lavoro automatizzati e autorizzazioni di sicurezza precise. E' la principale alternativa ad Airtable. Puoi personalizzare completamente Fusio attraverso la creazione di App , che sono come fogli in un foglio di calcolo, ma molto meglio.

Crea app specifiche per monitorare e gestire progetti, lead di vendita, clienti e qualsiasi altra cosa di cui la tua azienda ha bisogno. Potrai personalizzare le app per archiviare le tue informazioni attraverso l'uso di campi personalizzati, che sono simili alle colonne di un foglio di calcolo. Dopo aver creato il tuo spazio di lavoro, puoi visualizzare i dati nei formati elenco, badge, kanban e calendario o tramite widget personalizzati come elenchi ordinati e vari grafici.

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Dowork.ai

Dowork.ai aiuta i team a elaborare stime di progetto accurate in termini di portata, tempistica e costi. E' ideale per sviluppo software, marketing, vendite, design. Si può creare un progetto, scomporlo in milestones e attività, assegnarlo a diversi dipartimenti, invitare i clienti o gli stakeholder e vedere un quadro più ampio attraverso i diagrammi di Gantt.

La vera forza di questo tool è l'assistente AI che ti aiuta durante la creazione di attività. Esaminerà tutti i tuoi progetti precedenti e offrirà i tuoi suggerimenti basati su di essi. Se hai altri progetti che risiedono al di fuori di Dowork.ai, puoi importarli tramite CSV oppure integrare nativamente Jira. Puoi anche condividere le stime del progetto con gli stakeholder interni ed esterni generando un link pubblico modificabile.

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Altri Tool Utili per la gestione dei progetti ed il lavoro di gruppo

La possibilità di agganciare più applicativi tramite le API ha reso possibile l'integrazione di molti strumenti di lavoro ed è una delle maggiori migliorie nel campo software degli ultimi anni. Pertanto la maggior parte dei tool che abbiamo visto è possibile integrarla con questi strumenti di lavoro.

Gli strumenti indispensabili

Messaggistica Usate ancora Gruppi Whatsapp per organizzare il vostro lavoro? Non sapete cosa vi perdete allora. Se avete necessita di organizzare il lavoro del vostro team automatizzare processi e flussi di informazione, dividere in lavoro dei team senza perdere l'intercomunicabilità all'interno della vostra azienda, la risposta è una: Slack!

Non sono tuttavia da scartare soluzioni alternative come Telegram (a proposito qui trovi il mio canale nuovo di zecca) o Discord, il primo permette di fare una evoluzione rispetto a Whatsapp, ulteriori ai gruppi di lavoro grazie ai canali e ai bot, il secondo se inizialmente era visto come l'app di chat per i gamer sta diventando sempre di più il vero concorrente di Slack e si rivela ottimo per gestire community ed eventi.

Suite Per la Produttività: G-Suite / Teams sono la base se volete organizzare il lavoro nella vostra azienda. Oltre alla gestione della mail permettono di gestire calendario, documenti, archiviazione in cloud e fisica e molto altro. Offrono nativamente il 90% di quello di cui avete bisogno. Se avete ancora account email sul vostro server inoltre risparmiate un bel po' tra spazio sul server e licenze, con la comodità del cloud poi potete favorire il lavoro da remoto.

Tool di automazione

Zapier e Integromat sono due software che fanno la stessa cosa automatizzare i processi, Zapier ha un'interfaccia user friendly ed è la soluzione più popolare, mentre Integromat è una soluzione più orientata al mondo del business ma allo stesso tempo molto completa. Entrambe sono le soluzioni di punta per l'automazione di processi tra i vari tool.

Hexomatic invece è una sorta di webscraper ovvero è specializzato nell'automatizzare l'acquisizione di flussi di dati da pagine Web. Molto utile nel caso si debba acquisire un flusso di dati costante da andare ad integrare in altri software. Ideale per: team di vendita e marketing che desiderano automatizzare attività dispendiose in termini di tempo relative alla ricerca su Internet.

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Goodflow invece automatizza i processi aziendali e gestisci lead, clienti, dipendenti e altro ancora, tutto da un'unica posizione. Tiene traccia delle metriche delle prestazioni e personalizza i rapporti utilizzando campi e filtri avanzati. Ideale per: project manager e piccole imprese che desiderano semplificare il flusso di lavoro del proprio team e mantenere la conformità.

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Tool Visuali

Gli strumenti di lavoro visuale sono sempre più popolari perché permettono di semplificare i processi creativi e la visualizzazione di informazioni, il tutto in maniera collaborativa. Vediamo i migliori quali sono:

Miro è uno spazio collaborativo per Teams, un potente strumento di collaborazione visuale, una sorta di lavagna interattiva che mette a disposizione una vasta serie di template a cui attingere per organizzare le attività ed i propri processi.

Jamboard di Google è una soluzione gratuita per utilizzare una lavagna condivisa ed è compresa nel vostro account Google Suite o Gmail. Se vi piace la versione digitale sappiate che per le aziende è acquistabile anche la versione fisica intorno ai 5000,00 €.

Mural la principale alternativa a Miro, si rivela ottima per organizzare brainstorming di gruppo, e supporta numerosissimi template per visuali per organizzare il lavoro (anche in maniera Agile) e gestire riunioni a tema.

Mindmeister è per chi ama le mappe concettuali, può rivelarsi una soluzione ottima per studenti per sintetizzare nello studio o per chi deve delineare flussi di processi.

Figma invece è la piattaforma di lavoro collaborativo visuale preferita dai grafici. Si posiziona infatti anche come una valida alternativa a Canva per creare alcuni formati visuali.

Beekast raccoglie numerosi template per organizzare le vostre riunioni, ottimi spunti per far partire al meglio il vostro lavoro di gruppo e numerosi framework da applicare al vostro business. Ideale per che deve stilare l'ordine del giorno per creare approcci diversi.

Se siete arrivati fin qui, spero che questa ricca carrellata di tool possa rivelarsi utile e che abbiate trovato qualcosa di valore per il vostro lavoro.

Alla prossima 🍻

Andrea