Organizza tutto con Notion
Una vita frenetica come quella attuale richiede capacità di organizzare tutto, che sia lavoro o progetti personali, in questo ci viene in aiuto uno dei tool digitali più utili di sempre: Notion.
Appunti e Block Notes
Se come eravate soliti prendere appunti, note, scrivere pensieri o frasi durante le vostre giornate ad un certo punto della vostra vita avrete sicuramente posseduto una Moleskine o un qualcosa di simile. Un agglomerato di carta e parole che raccontasse qualcosa di voi, dei vostri progetti, pensieri e spesso anche sogni.
Poi sono arrivati gli Smartphone e come disse Steve Jobs durante un keynote già parecchio tempo fa “per ogni cosa ci sarà un’app”.
Le note non hanno fatto eccezione naturalmente, ogni telefono di solito ha una applicazione preinstallata, una delle più di successo per un periodo è stata Evernote, naturalmente Moleskine non è stata a guardare ed ha sviluppato un prodotto pensato per annotare digitalmente tutto quello che scrivevamo sul nostro libricino (solitamente nero).
Tuttavia non è questa la storia che voglio raccontarvi in questa newsletter, il tema che vorrei affrontare è quello di un app che è partita come concorrente di Evernote e app similari e che sta diventando in questi ultimi anni qualcosa di estremamente diverso. Questa sua evoluzione ci dice molto del cambiamento che noi stessi stiamo facendo nell’uso del digitale, sto parlando di Notion.
Notion
Partiamo dal problema: molte persone (me compreso) passano troppo tempo a cercare di capire come essere più produttivi, invece di limitarsi, a portare a termine le cose. Detto questo, gli strumenti che si usano sono importanti. Uno di quegli strumenti è diventato sempre più popolare negli ultimi due anni: Notion.
Notion, è un servizio che si definisce uno "spazio di lavoro all-in-one per appunti, attività, wiki e database". Fondamentalmente, è uno strumento che si può utilizzare per organizzare pensieri, progetti e informazioni.
Uno dei punti di forza di Notion è la flessibilità per tracciare i progetti. Di solito lavoro su molti progetti diversi, mi appunto molte idee e spunti. Avevo quindi bisogno di tenere traccia degli avanzamenti e delle note dei vari progetti, ma anche avere un modo per tornare facilmente ad idee e appunti di diversi mesi prima.
Notion ha dalla sua la potenzialità di racchiudere in una sola applicazione:
Tabelle Kanban
Calendario
Tabelle
Gestione Scadenze
Possibilità di assegnare compiti e Task
La funzione che però rende tutto questo insieme l'app di maggior successo per la produttività è sicuramente la possibilità di convidere lo spazio di lavoro creato online permettendo così dare accesso a terzi al proprio lavoro.
Gli ambiti di utilizzo di Notion possono quindi essere diversi:
Siti web: con Notion è possibile sviluppare siti web in maniera veloce e totalmente senza codice, facili quindi da aggiornare e modificare.
Wiki Aziendali: Notion è lo strumento più utilizzato per creare delle wiki interne aziendali dove andare a condividere tutte le informazioni che possono essere utili all'interno dei Team
CRM e Risoluzione Ticket Assistenza: grazie all'integrazione con il costruttore di form Tally.so è possibile andare a creare un piccolo sistema di CRM in grado di venire facilmente popolato e gestito.
Second Brain: C'è chi su Notion ha costruito una sorta di spazio digitalizzato contente tutti i pensieri, le scadenze, i progetti, ma anche le idee, le abitudine e molto altro. Una sorta di gestionale per gestire ogni aspetto della propria vita. L'inventore del Second Brain è Thiago forte il quale per un problema medico dovendo far fronte a perdite di memoria e informazioni ha pensato di crearsi con Notion una sorta di supporto per gestire tutto, utile in casi di overthinking. (Qua trovate il link dove lo spiega meglio 👇)
Al di là di questi utilizzi l'unico limite al suo utilizzo è la fantasia, infatti per illustrare al meglio le potenzialità di questo tool ho chiesto a due professionisti di raccontare in questo episodio della newsletter la loro esperienza con Notion, in modo da farvi avere una panoramica più completa possibile su questo tool, lascio quindi la parola (o la penna in questo caso) a Giorgia Cendron, HR Assistant, e Daniele D’Amico, Notion Builder.
Giorgia Cendron - Come usare Notion per il proprio lavoro
Ciao a tutti!
Mi presento: sono una ragazza di 23 anni che ha da poco portato a termine il suo percorso di laurea triennale in “Economia e commercio”. Proprio nell’ambiente universitario ho conosciuto Notion utilizzandolo all’interno del dipartimento HR della Junior Enterprise di cui facevo parte.
A marzo ho iniziato un tirocinio curriculare di 6 mesi all’interno di un ufficio risorse umane. Nonostante l’azienda sia una multinazionale non avevano un sistema digitalizzato per la gestione del personale ed utilizzano dei metodi molto manuali. Ecco che mi è venuta l’idea di integrare Notion nella loro quotidianità!
Inizialmente questa piattaforma mi ha permesso di organizzare la formazione passata e futura in un unico database di facile lettura e accessibilità. La sua struttura è simile ad un foglio Excel che si può filtrare a seconda delle necessità e che permette di creare un sistema di avvisi per non avere mai attestati scaduti.
Partendo da questo Template, ho sviluppato le altre sezioni del workspace HR: Headcount, Job Description, Personal Performance Evaluation, processo di Onborading ecc. Tutte sezioni facilmente collegabili tra di loro!
In sintesi quindi cosa ho fatto?
Ho identificato un bisogno all’interno dell’azienda.
Mi sono formata. Su Youtube potete trovare milioni di tutorial gratuiti su come utilizzare Notion.
Ho trovato la loro soluzione.
A questo punto perché non sfruttare il Template creato per venderlo anche a tutte le PMI italiane che hanno bisogno di digitalizzare le risorse umane, di innovare i processi e di rendersi la vita più semplice?
Ecco svelato il mio obiettivo: aiutare le aziende, con un basso budget da investire nell’ufficio HR, a non rinunciare ai vantaggi che un gestionale può portare!
E tutto questo grazie a Notion!
Daniele D'Amico - Quando chiudere (e riaprire) un’app è un’opportunità
Ho chiuso Notion dopo un’ora dalla sua apertura. La prima apertura.
Era il 2018, ed avevo 24 anni.
Non ricordo il motivo preciso, ma alla prima apertura Notion non mi aveva colpito affatto.
Ricordo solo che pensai: ”Beh, carina, ma non fa niente di diverso da Evernote”.
Ed oggi, dopo 4 anni da quel momento, le cose sono cambiate.
Ho creato e venduto template Notion, condotto consulenze a tema Notion, gestito il mio lavoro ed i side hustle grazie a Notion e, infine, sto lavorando per creare la prima agenzia di consulenza interamente concentrata su Notion.
Ah sì, mi chiamo Daniele D’Amico (ma non è merito di Notion), piacere.
Cosa dicevamo?
Che ho fatto quelle cose qui sopra, bene. Com’è successo?
Beh ho capito una cosa: Notion non è un’app per prendere appunti.
Ed ascoltatemi bene, se continuate a pensare a Notion come un’app per la produttività o per prendere appunti vi state perdendo un sacco di cose.
Vi state perdendo un prodotto in grado di fare una crescita del genere:
E ditemi la verità, quante volte avete visto un’app per la produttività fare una crescita del genere?
Io vi dico la mia: mai.
E se pensate il contrario, ve lo ripeto, vi state perdendo un’app in grado di fare molto più che gestire i vostri appunti.
Me li immagino i vostri visi mentre leggete queste mie affermazioni.
Vi chiedete chi sia questo fanatico che Andrea ha invitato a scrivere nella sua newsletter.
E lo capisco.
Ma se continuate a guardare Notion come una semplice app di produttività e note, ecco cosa vi perderete:
la possibilità di creare siti web gratis (o a pagamento) con la facilità di scrittura che ha Google Doc;
la possibilità di integrare in un unico luogo tutti i dati per voi più importanti (magari raccogliete gli highlights del vostro Kindle su Readwise o magari raccogliere i risultati di una survey fatta con Tally);
la possibilità di gestire i vostri progetti utilizzando strumenti a cui altre app hanno deciso di dedicarsi in maniera assoluta (Excel, Trello ecc.);
la possibilità di creare diagrammi di flusso dei vostri database (eh si, sono davvero un nerd di Notion);
la possibilità di fare tutte queste cose (e tante altre) con un’app dalla grafica che è davvero bella, ma proprio tanto!
E se invece vi unite ad Andrea, Giorgia e me nell’altro lato della forza, quello di Notion, cosa accadrà?
potrete fare tutte le cose scritte sopra;
potrete gestire il vostro personal branding su Notion
potrete costruire mini-app No-code;
potrete costruire dashboard;
potreste gestire la vostra to-do list;
potrete creare il vostro portfolio o CV;
e tutto GRATIS.
E lo so.
Lo so che tutte queste cose possono sembrare cose assurde fatte da un nerd di Notion, cosa che voi non volete essere.
Magari vi basta poter sfruttare l’app in tutte le sue potenzialità.
Ma senza arrivare alle mie pazzie.
E direi che ci sta.
Per questo, ecco 3 consigli/lezioni/errori che vi posso dare:
1 - Imparate ad usare i database, fin da subito.
No davvero, usate solo database ed usatene tanti.
Se cominciate a creare pagine a caso, senza preoccuparvi in che modo si colleghino ad altre pagine, le informazioni che queste pagine contengono spariranno ben presto dalla vostra memoria.
E non le userete mai.
Createvi un account Notion, apritelo e create un database.
Basta poco. Vi basta digitare “/table”, premere invio ed il gioco sarà fatto.
Da questo momento in poi, create tutto in questo database.
Ed in questo modo ogni informazione sarà collegata.
2- Usate i template nel vostro database
Ok, ora seguitemi bene.
Quando create un item nel vostro nuovo database potete aprirlo e vedrete che è una pagina.
Ci potete scrivere quello che volete.
Ma se vi ritrovate a creare degli item con alcune informazioni costanti?
Magari il vostro database contiene le giornate ed ogni giornata la lista delle cose da fare.
Ogni volta che create una giornata, dovete aprirla e creare la lista?
No. Guardate l’immagine qui sotto.
Cliccate sulla freccia del tasto “New” e poi “New template”, in quella pagina che si apre inserite gli elementi che si ripetono ogni giornata.
Et voila.
Ora ogni volta che create un nuovo item, questo avrà già la struttura che avete definito nel template.
Vi pare poco?
1 - Divertitevi a colorare Notion
Ve l’ho detto che è proprio bello?
Ecco, vi dirò di più. Potrete personalizzare il vostro spazio Notion come volete.
Inserire emoticon senza senso, inserire copertine senza senso, inserire immagini e Gif.
Dai su, quello che volete. È il vostro spazio, no?
Facciamola breve, con Notion potrete fare davvero tante cose.
È lo strumento ideale per chi ha uno smartphone o pc al giorno d’oggi.
Insomma, per tutti.
E pensare che 4 anni fa ero lì lì per rinunciare a tutto questo.
Mi ritroverei con meno opportunità, esperienza, competenze.
E di sicuro mi ricorderei meno cose.
Ora, sarà anche vero che i giovani sono più inclini a fare errori.
Ma per fortuna sono tornato sui miei passi e nel 2018 ho riaperto Notion, altrimenti avrei fatto una gran ca*****.
PS: Un valido strumento che penso possa aiutarvi a strutturare al meglio il vostro nuovo (o rinnovato) spazio Notion è il Second Brain. Lo dico perché lo uso e perché ne ho creato un template, un template di cui trovate il link qui sotto.
Per finire, come fa il governo di solito, eccovi qualche Bonus:
Il link per i modelli Notion di Daniele e Giorgia ed alla bellissima newsletter di Daniele sui Digital Tools
Al prossimo numero, nel frattempo scopri cosa puoi fare:
Ci sentiamo presto la newsletter riprenderà da settembre e avrà cadenza bisettimanale, nel frattempo puoi: