Async work: oltre lo smart working
Lo smart working non può essere organizzato con lo stesso metodo del lavoro in presenza per questo sta prendendo piede un nuovo metodo organizzato chiamato Async Work.
Comunicazione sincrona e asincrona
La comunicazione è una parte fondamentale di qualsiasi progetto. Quando si tratta di comunicazione, ne esistono di due tipi: sincrona e asincrona.
La comunicazione sincrona è quando parli con qualcuno in tempo reale. Può essere faccia a faccia o al telefono. La comunicazione asincrona si verifica quando invii a qualcuno un'e-mail, un messaggio di chat o un messaggio di testo. La differenza tra comunicazione sincrona e asincrona è la tempistica.
Ci sono molti vantaggi nel lavorare in modo asincrono. Può aiutare a ridurre i tempi di percorrenza, risparmiare sui trasporti e fare di più in meno tempo.
Lavorare in modo asincrono può anche aiutare ad essere più produttivo. Lavorare in maniera asincrona permetterà di avere più tempo e maggiore flessibilità per la vita privata andando a compensare il tempo perso negli spostamenti e negli appuntamenti e riunioni. Un rapporto del Censis del 2011 rivelava che i lavoratori pendolari italiani impiegano in media 72 minuti al giorno per gli spostamenti giornalieri di andata e ritorno, ovvero 33 giornate lavorative annue (un mese e mezzo dal punto di vista lavorativo), a questo si aggiunge il costo dei trasporti, non trascurabile di questi tempi.
Come progettare una comunicazione asincrona efficace
Il modo più comune per comunicare in remoto è tramite email. Tuttavia, questo metodo ha i suoi svantaggi. Le e-mail possono essere facilmente interpretate in modo errato, c'è il rischio di incomprensioni e la mancanza di tono ed espressioni facciali può creare confusione.
Per evitare questi svantaggi, è importante comprendere ed imparare a conoscere la persona con cui stai comunicando e capire bene cosa sta cercando di dire prima di rispondere. È anche importante non prendere le cose sul personale quando si legge un messaggio che potrebbe sembrare scortese o insensibile. Comunicare da remoto non è sempre facile, ma può essere fatto in modo da ridurre lo stress su entrambi i lati.
Alcuni step chiave per iniziare da subito:
✓ Mentalità (dall’alto): responsabilizzare dipendenti e condividere valori chiave.
✓ Documentazione interna: wiki aziendale, knowledge base, onboarding etc.
✓ Processi scalabili: task dinamici da prendere in carico e strumenti a supporto.
✓ Roadmap chiara: tutti sanno come si prendono decisioni e verso dove si sta andando.
In Gumroad ad esempio si è adottata già questa nuova cultura lavorativa ed i benefici sono stati riassunti su Twitter dal suo CEO. Tra i benefici rilevati vi sono un aumento della comunicazione, una diminuzione dello stress lavorativo. Se volete approfondire trovate di più sul suo blog: https://sahillavingia.com/work
Il lavoro asincrono riguarda gli obiettivi, non l'attività
Se stai lavorando a un progetto, allora quel progetto è il tuo obiettivo. Puoi lavorarci continuamente per diverse ore alla volta, oppure puoi lavorarci con incrementi di 10 minuti durante il giorno. Non importa come lavori al progetto, purché lo porti a termine entro la scadenza. Il passaggio ad un luogo di lavoro più flessibile passa dalle conversazioni in tempo reale, uffici pieni e riunioni costanti, ad uno scenario in cui ogni individuo è in grado di lavorare e correre al proprio ritmo. Ciò sblocca la produttività e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata allo stesso tempo.
Come si costruisce una cultura più asincrona all'interno del proprio team?
La chiave per rendere la pianificazione asincrona è essere molto chiari su quali sono i tuoi obiettivi e quale lavoro sarà necessario per raggiungerli. Quindi devi assicurarti che tutti i membri del team sappiano quali sono questi obiettivi e sappiano come possono aiutare.
Mi piace questa definizione della cultura organizzativa di Edgar Schein che trovate nel suo libro Organizational Culture and Leadership :
"La cultura organizzativa è il modello di presupposti di base che un dato gruppo ha inventato, scoperto o sviluppato imparando ad affrontare i suoi problemi di adattamento esterno e integrazione interna, e che hanno funzionato abbastanza bene da essere considerati validi e, quindi, da essere insegnato ai nuovi membri come il modo corretto di percepire, pensare e sentire in relazione a quei problemi".
Premiare l'autonomia e renderla un valore aziendale permette di dare alle persone responsabilità che consentono di avere tempo e spazio per svolgere al meglio il proprio lavoro. Questo consente alle persone di avere un maggior livello di soddisfazione personale sul lavoro.
Il lavoro asincrono deve essere costantemente rafforzato
Se il lavoro asincrono è un valore importante, bisogna rafforzarlo continuamente.
Ecco alcuni esempi di come rafforzare i tuoi valori sul lavoro:
Prima di assumere qualcuno, dovresti porre domande in base ai valori della tua azienda e determinare se c'è allineamento. Puoi anche evidenziare questi valori sul sito Web della tua azienda e sulle pagine di lavoro.
Quando assumi qualcuno di nuovo, dovresti ribadire questi valori immediatamente
I valori dovrebbero essere al centro della tua wiki aziendale
Se hai un ufficio, i valori possono essere fissati su una bacheca collettiva
Quando esegui revisioni mensili o pianificazione trimestrale, dovresti ribadire i valori dell'azienda e tenerne conto il rispetto
Il lavoro asincrono deve essere integrato nella quotidianità
Dopo aver rafforzato i valori, il passo successivo è incorporarli nei comportamenti quotidiani. Non basta parlare di ciò che è importante. Dovrai viverli.
Come esercitare la leadership di team in un team asincrono?
Il primo passo è decidere che lavorerai in modo asincrono. Ciò significa che pianificherai il tuo lavoro negli orari che ti sono convenienti e comunicherai con il resto del team sui tuoi piani. Il secondo passo è assicurarsi di disporre di uno strumento per la comunicazione asincrona in modo che tutti possano vedere i tuoi piani. Il terzo passo è essere molto chiari su ciò che tutti i membri della squadra devono fare e quando devono farlo
Il giusto stack tecnologico può ad esempio mettere insieme il lavoro collettivo e creare un quartier generale cloud asincrono per un team ad alte prestazioni da qualsiasi luogo.
Come si ottimizzano i team remoti?
La chiave per ottimizzare i team remoti è assicurarsi che tutti possano comunicare tra loro in modo efficace. Ciò significa che è necessario utilizzare la comunicazione asincrona e assicurarsi che tutti possano comunicare tra loro utilizzando tale comunicazione asincrona. Segui queste best practice per i team remoti .
Check-in regolari e aggiornamenti di stato sui progetti e sulle attività
Crea lo stack tecnologico giusto per la comunicazione
Creare "regole di coinvolgimento" per la comunicazione
Sviluppare la cultura aziendale con intenzionalità
Celebra, apprezza e coltiva l'interazione sociale
Tieni aggiornati i calendari delle riunioni e onora gli obiettivi
Crea una corretta onboarding
Comunicazione asincrona significa niente call?
Asincrono significa che puoi comunicare con i membri del tuo team negli orari che preferisci. Le riunioni su Zoom, Meet o Teams sono ancora molto utili per la comunicazione sincrona, ma non sono una priorità, in quanto si tende a ottimizzare il tempo di tutti con una comunicazione maggiore asincrona ma continuativa. Da questo punto di vista una buona gestione asincrona diminuisce il numero delle call, le quali sono sempre più sostituite sulle chat lavorative come Discord e Slack da canali vocali in cui si può velocemente sentirsi e ritrovarsi e condividere il proprio schermo.
Come si implementa la comunicazione asincrona?
Esistono molti strumenti per implementare la comunicazione asincrona, non ce n'è uno più corretto degli altri dipende dal tipo di organizzazione e dal livello di adozione tecnologico del team. Scegliere una soluzione sofisticata e all'avanguardia che però non viene sfruttata da nessuno non porta ad una comunicazione asincrona ma solo disallineamento tra le persone. Per questo è giusto in caso di scelta di una nuova piattaforma organizzare un corso e seguire le persone nell'onboarding nella nuova piattaforma.
Vediamo quali sono gli strumenti più utilizzati.
Inizialmente ci sono state le email, strumento tanto utile quanto abusato, basti pensare che oggi più del 50% del traffico email è spam. Poi c'è stato Whatsapp ancora oggi usatissimo come primo strumento di comunicazione, anche se la commistione di chat personali e lavorative e la mancanza di strumenti idonei per la gestione dei gruppi come sondaggi e altro hanno portato molti a preferire Telegram per le grandi potenzialità per la gestione dei gruppi e la possibilità di creare canali collegati.
Alcuni team utilizzano applicazioni che suddividono il lavoro in canali tematici, la più utilizzata sicuramente è Slack in cui puoi pubblicare messaggi che saranno visibili ai membri del tuo team quando accedono, negli ultimi tempi sta guadagnando terreno anche Discord per la sua grande potenzialità e flessibilità di utilizzo.
Tuttavia, molti team hanno scoperto che più che lo strumento spesso è l'utilizzo che se ne fa che ne decide il successo, per questo è necessario creare una cultura: sebbene dipenda dalle procedure e pratiche operative standard che società messe in atto.
Strumenti asincroni:
Messaggistica asincrona: Email (le migliori scelte secondo me sono G-Suite oppure Office 365 per la gestione di team da remoto), Slack, Telegram, WhatsApp
Strumenti di gestione del progetto: Trello, Basecamp, Click up, Asana,
Riunioni asincrone e aggiornamenti del team: (stand up meeting, condivisione di aggiornamenti regolari, aggiornamenti di stato dei progetti, ecc.)
Strumenti di Design Thinking: Miro, Mural
Video asincrono: Loom, Prezi, Vidyard
Intranet e Wiki Aziendale: Notion, Sharepoint, Google Sites, Yammer
In che modo il tuo team può ottenere una comunicazione asincrona?
La chiave per ottenere una comunicazione asincrona consiste nell'utilizzare uno strumento che renda facile per te e per i membri del tuo team pubblicare aggiornamenti su ciò su cui stai lavorando.
Questo potrebbe essere un cambio di paradigma per la tua azienda, anche se combini alcuni degli strumenti che hai già, senza aggiungere ancora un altro flusso di lavoro a quello che stai facendo attualmente.
Il Metodo dei "Daily Standup"
Il metodo dei Daily Standup è utilizzato nella metodologia AGILE per l'allineamento dei team. Pensato inizialmente come strumento per rendere snella una riunione, nello switch verso una gestione dei team da remoto si è rivelato essere uno strumento estremamente valido per allineare i team e restare aggiornati su compiti e problematiche.
La dinamica dei standup meeting originariamente prevedeva che ogni membro del team si alzasse a turno e rispondesse alle 3 domande predefinite per allineare il gruppo sullo svolgimento dei compiti e sugli eventuali problemi incontrati.
Per i team localizzati o remoti è indispensabile infatti che vi sia un aggiornamento quotidiano o con la frequenza più utile in base ai tipi di compiti o progetto.
Molte aziende ora infatti usano canali Microsoft Teams e Slack dedicati ai Standup Meeting.
Questi di solito rispondono a 2 o 3 domande come:
Cosa hai realizzato ieri?
A cosa stai lavorando oggi?
Dove hai bisogno di aiuto o quali problemi stai affrontando?
Sia su Slack che su Discord o anche su Telegram si possono utilizzare dei bot per automatizzare questa attività. Le risposte a queste domande vengono registrate quindi giorno per giorno. Puoi anche includere domande che vadano a segnare anche lo stato emotivo dei membri del team, dando così un rapido input di ciò di cui i tuoi colleghi potrebbero aver bisogno.
Collaborare con il tuo team sulla definizione degli obiettivi e collegare il tuo lavoro tramite gli strumenti di gestione dei progetti può aiutarti nel misurare e monitorare i tuoi obiettivi ogni settimana o mese e aggiungere aggiornamenti sui progressi.
Le organizzazioni possono includere canali in Teams o Slack per argomenti anche di svago ma utili al team building come meme, notizie, quiz o domande per conoscerti.
Al prossimo numero, nel frattempo scopri cosa puoi fare:
sentiamo presto la newsletter esce ogni due settimane, nel frattempo puoi: